Definiowanie szablonu wydruku
Cel biznesowy
Definiowanie szablonu wydruku w Admin Panel pozwala na standaryzację dokumentów generowanych w organizacji, zapewnienie zgodności z wymaganiami (prawnymi i wewnętrznymi) poprzez zarządzanie nimi w jednym miejscu. Poprawnie przygotowany szablon umożliwia szybkie i bezbłędne generowanie dokumentów, co przekłada się na efektywność pracy.
Korzyści biznesowe
- Szybsza obsługa spraw i procesów dzięki automatyzacji generowania dokumentów.
- Eliminacja błędów wynikających z ręcznego aktualizowania szablonów dokumentów.
- Lepsza kontrola nad treścią i wyglądem dokumentów.
- Możliwość śledzenia wersji i historii zmian szablonów.
- Zgodność z wymaganiami organizacji.
Kto powinien definiować szablony?
Tworzenie i zatwierdzanie szablonów powinno być realizowane przez osoby odpowiedzialne za procesy biznesowe, np. administratorów systemu, właścicieli procesów lub osoby z działu prawnego/operacyjnego.
Przykłady zastosowania
- Generowanie umów, pism, potwierdzeń, uprawnień, aneksów, etc.
- Automatyczne tworzenie dokumentów w procesach obsługi klienta, sprzedaży, HR.
Jak zdefiniować nowy szablon dokumentu
- Zaloguj się do Admin Panelu pod adresem
#/zarzadzaj-modulami/documents-generator. - Kliknij w przycisk Utwórz szablon dokumentu.
- Wgraj plik z szablonem oraz placeholderami (zmiennymi do podstawienia przez system).
- Wprowadź nazwę szablonu (pole wymagane).
- Zdefiniuj dane dokumentu:
- Typ dokumentu (wymagane)
- Kod dokumentu (wymagane)
- Ustaw daty obowiązywania szablonu: od/do (opcjonalne).
- Skorzystaj z funkcjonalności dodatkowych (opcjonalne):
- Generowanie QR Code (przełącznik on/off)
- Definicja umiejscowienia QR Code (do wyboru)
Po wgraniu pliku widoczny jest podgląd szablonu.
Zapisany szablon z odpowiednio ustawionymi danymi jest możliwy do wykorzystania w procesach oraz obsłudze spraw.
Najlepsze praktyki
- Stosuj czytelne i jednoznaczne nazwy szablonów, ułatwiające ich identyfikację.
- Wersjonuj szablony, aby móc śledzić zmiany i wracać do poprzednich wersji w razie potrzeby.
- Testuj podgląd szablonu przed jego zatwierdzeniem, aby upewnić się, że wszystkie placeholdery są poprawnie obsługiwane.
- Regularnie przeglądaj i aktualizuj szablony zgodnie ze zmianami w procesach biznesowych lub wymaganiach prawnych.
Szablony mogą być również tworzone bezpośrednio w programie MS Word przy użyciu dedykowanej wtyczki TFP Word Plugin, która umożliwia przygotowanie szablonu zgodnie z definicją procesu i eksport do systemu.