Kalendarz nieobecności i zastępstw

Moduł Task Managera udostępnia wbudowaną funkcjonalność kalendarza nieobecności i zastępstw. Moduł ten pozwala na zarządzanie na poziomie danej grupy użytkowników planem ich absencji i konieczności zastępstw w ramach narzędzia. Poprawna konfiguracja modułu pozwala na efektywniejszą obsługę zadań i automatyzacji w ich przydzielaniu w zespole.

Kluczowe funkcjonalności

• Zarządzanie nieobecnościami na poziomie grup użytkowników
• Rejestracja nieobecności z możliwością wskazania zastępstwa
• Automatyczne przepisywanie zadań do osoby zastępującej
• Kalendarzowy widok nieobecności zespołu
• Wyszukiwanie informacji o nieobecności pracowników
• Edycja istniejących nieobecności

Uprawnienia i widoczność danych

Dane wyświetlane są zgodnie z przyznanymi uprawnieniami w module zarządzania organizacją w panelu administracyjnym systemu dla wybranych ról. Role są przydzielane użytkownikom poprzez:

• Moduł zarządzania w systemie
• Informacje pobrane z systemów Active Directory organizacji

Dostęp do modułu

Aby przejść do modułu nieobecności i zastępstw:

1. Zaloguj się do narzędzia Task Manager
2. Przejdź do zakładki oznaczonej ikoną zegara

Dodawanie nowych nieobecności

Nieobecność można dodać na dwa sposoby:

Sposób 1: Przycisk "Dodaj"

1. Wybierz funkcję "Dodaj" na widoku w Task Manager

Sposób 2: Przeciągnięcie zakresu dat

1. Przeciągnij myszką zakres dat na wyświetlanym kalendarzu

Po wybraniu jednej z opcji wyświetli się modal pozwalający na wprowadzenie parametrów nieobecności:

Parametry nieobecności

• Pracownik - wyświetlony zgodnie z tym, dla jakiego pracownika wybierano nieobecność z poziomu kalendarza. W przypadku braku uprawnień do zarządzania urlopami całego zespołu, możliwe jest tylko wprowadzenie własnej nieobecności
• Data od i data do - jeżeli wybrano zakres urlopu poprzez przeciągnięcie, zakres pozostaje wybrany
• Zastępstwo - wskazanie osoby do przejęcia zadań w wybranym okresie nieobecności
• Przepisz zadania od momentu urlopu - opcja dostępna tylko dla urlopów przyszłych, powoduje przepisanie wszystkich przypisanych zadań do osoby zastępującej, także zadań aktualnie w uzupełnieniu przez klienta po powrocie od klienta do zespołu back-office
• Opis - pole przyjmujące dowolną wartość wyświetlaną jako rodzaj urlopu na kalendarzu zespołu

Ważne uwagi dotyczące zespołów

Wszystkie wprowadzone nieobecności dotyczą nieobecności w jednym zespole. Jeżeli pracownik pełni rolę w kilku zespołach/grupach, należy wprowadzić nieobecności dla każdej z grup osobno. Wybór grupy następuje w prawym rogu u góry interfejsu.

Edycja nieobecności

1. Najedź kursorem na dany urlop w kalendarzu
2. Wyświetli się skrócona informacja o nieobecności oraz możliwość przejścia do edycji
3. Po wejściu w tryb edycji dostępne są akcje analogiczne do dodawania nowych nieobecności

Wyszukiwanie pracownika

Moduł umożliwia wyszukiwanie informacji o nieobecności pracownika w ramach danego zespołu:

1. Użyj pola wyszukiwania w lewym rogu kalendarza
2. Wpisz dane pracownika
3. Zatwierdź w celu wyszukania

Automatyczne przepisywanie zadań do osób zastępujących

System automatycznie uwzględnia zarejestrowane nieobecności przy algorytmie przydziału zadań. Jeżeli w organizacji zastosowany jest algorytm automatycznego przydziału zadań (spraw), system zabezpiecza przed przypisaniem zadania do osoby nieobecnej. W przypadku próby przydziału zadania do pracownika znajdującego się w okresie nieobecności, system automatycznie:

• Blokuje możliwość przypisania zadania do osoby nieobecnej
• Uwzględnia informacje o zastępstwach przy przekierowaniu zadań
• Zapewnia ciągłość procesów biznesowych poprzez inteligentny routing zadań

Dzięki tej funkcjonalności zadania nie pozostają nieobsłużone z powodu nieobecności pracowników, a procesy biznesowe przebiegają bez zakłóceń.