Funkcjonalność Generowanie korespondencji e-mail umożliwia tworzenie i wysyłanie wiadomości e-mail bezpośrednio z Task Managera w ramach prowadzonej sprawy. Pozwala na efektywną komunikację z klientami i innymi uczestnikami procesu przy jednoczesnym zachowaniu pełnej dokumentacji korespondencji.
Kluczowe funkcjonalności
- Tworzenie wiadomości e-mail z poziomu sprawy
- Zaawansowane formatowanie tekstu wiadomości
- Dołączanie dokumentów związanych ze sprawą
- Automatyczne powiązanie korespondencji z zadaniem
- Śledzenie historii wysłanych wiadomości
Proces generowania e-mail
- Użytkownik otwiera szczegóły zadania.
- Wybiera opcję „Generuj e-mail" z menu pływającego.
- Otwiera się modal z formularzem do tworzenia wiadomości e-mail.
Funkcje edytora wiadomości
Modal do tworzenia e-mail zawiera następujące sekcje:
Podstawowe informacje
- Temat wiadomości - pole do wpisania tematu e-mail
- Adresaci - definiowanie do kogo ma być wysłana wiadomość
Edytor tekstu z formatowaniem
Zaawansowany edytor umożliwiający:
Formatowanie tekstu:
- Pogrubienie - wyróżnienie ważnych fragmentów
- Kursywa - dodanie akcentu do tekstu
- Podkreślenie - zaznaczenie istotnych informacji
- Przekreślenie - oznaczenie nieaktualnych treści
Ustawienia czcionki:
- Small - mała czcionka
- Normal - standardowy rozmiar (domyślny)
- Large - duża czcionka
- Huge - bardzo duża czcionka
Dodatkowe opcje:
- Nagłówki (Headers) - strukturyzacja treści wiadomości
- Wstawianie obrazków - dodawanie grafik do wiadomości
Wybierz dokumenty
Sekcja umożliwiająca:
- Przeglądanie dokumentów przypisanych do sprawy
- Wybór dokumentów do załączenia do wiadomości e-mail
- Podgląd wybranych załączników przed wysłaniem
Efekty generowania e-mail
- Wiadomość e-mail zostaje wysłana do wskazanych adresatów
- Kopia wiadomości zostaje zapisana w historii sprawy
- Załączone dokumenty są automatycznie dołączane do e-mail
- Zachowana zostaje pełna dokumentacja korespondencji w ramach zadania
Automatyczne przetwarzanie odpowiedzi
System Task Manager może zostać skonfigurowany do automatycznego odbierania i przetwarzania odpowiedzi na wysłane wiadomości e-mail. Dzięki integracji ze skrzynką pocztową, wszystkie odpowiedzi od adresatów są automatycznie:
- Pobierane z skrzynki pocztowej - system monitoruje przychodzące wiadomości
- Przypisywane do odpowiedniej sprawy - np. na podstawie identyfikatorów temacie wiadomości i metadanych
- Dołączane do historii komunikacji - zapewniając pełną dokumentację korespondencji
Funkcjonalność ta umożliwia prowadzenie pełnej, dwukierunkowej komunikacji z zachowaniem całkowitej integralności dokumentacji procesu w jednym miejscu.
Konfiguracja automatycznego przetwarzania odpowiedzi jest uzależniona od specyfiki projektu i wymaga odpowiedniego skonfigurowania procesu oraz integracji z systemem pocztowym organizacji.